سخنران یک‌دقیقه‌ای
۸ گام برای ارائه سخنرانی موفق
نویسنده: وارویک جان ِفهی سال انتشار: ۲۰۰۹
نکات کلیدی کتاب
• در دنیای بیش‌فعال و چند‌وظیفه‌ای امروز، افراد کمی واقعاً تمرکز دارند. این مخاطبانند که معمولاً اغلب سخنرانان و سخنرانی ها را هدایت می‌کنند.
• می‌توانید خودتان را متمایز کرده و مخاطبان را با استفاده از ۸ تکنیک جذب کنید:
• اول، با تجسم، تمرین، یادگیری، ورزش و صحبت با دیگران درباره مسائلی که به سخنرانی تان مربوط نیست، بر ترستان غلبه کنید.
• دوم، مخاطبان را بشناسید تا سخنان شما برایشان متقاعدکننده باشد.
• سوم، هدفی با ثبات و پیام مهم ۲۵ کلمه‌ای را مد نظر داشته باشید. داستانی تعریف کنید.
• چهارم، با مخاطب ارتباط برقرار کنید. از تماس چشمی استفاده کنید. به موضوعات محلی اشاره کنید.
• پنجم، صدایتان را ضبط کرده و به آن گوش دهید. حضور و صدای مقتدری داشته باشید .
• ششم، برای مدیریت پیشامد ها با مهارت و خوشرویی آماده باشید.
• هفتم، برای جلسات پرسش و پاسخ آماده شوید تا بتوانید به راحتی آن‌ها را مدیریت کنید.
• هشتم، تمرین کنید. برای هر دقیقه صحبت در انظار عمومی یک ساعت آمادگی کسب کنید.
آنچه در این چکیده می‌آموزید
۱- چرا بسیاری از مخاطبان به سخنرانان توجه نمی‌کنند
۲-چگونه از هشت تاکتیک برای جذب مخاطبان استفاده کنید
بسیاری از افراد از سخنرانی در انظار عموم هراس دارند و ترجیح می‌دهند که چشم‌بسته در وسط اتوبانی شلوغ بدوند تا اینکه برای دیگران سخنرانی کنند. نام علمی نگرانی ناشی از سخنرانی که از هر چهار نفر بر سه نفر غلبه می‌کند «گالسو‌فوبیا» است. این ترس آنقدر شدید است که در نظر سنجی‌ها، بالاتر از «نکروفوبیا» یا ترس از مرگ قرار می‌گیرد. آیا شما هم این ترس را دارید؟ اگر چنین است، شجاع باشید: وارویک جان ِفهی کارشناس سخنرانی و یکی از اعضای تالار مشاهیر موسسه‌ی آموزش سخنرانان حرفه‌ایُتست‌مَستر اینترنشنال، راه‌حل مشکل‌تان را می‌داند. او هشت گام را برای تبدیل شدن به سخنرانی با اعتمادبه‌نفس بیشتر تشریح می‌کند، از جمله چند «نابودگر نگرانی» که می‌توانید از آن‌ها برای غلبه بر ترس سخنرانی استفاده کنید. این برنامه ساده می‌تواند به هرکسی برای سخنرانی بدون ترس کمک کند.
عدم توجه
تلویزیون‌های کابلی، بازی‌های ویدئویی، ایمیل، اینترنت، شبکه‌های اجتماعی، پیام فوری و تلفن‌های هوشمند به‌طرز فزاینده‌ای باعث حواس‌پرتی و بی‌توجهی دائمی می‌شوند.
در میان هجوم این حجم انبوه اطلاعات که شامل روزنامه‌ها و رسانه‌های دیداری و شنیداری می‌شود، اغلب مردم هستند که مسیر سخنرانان را تعیین می‌کنند. به خصوص «شهروندان دیجیتال» یعنی افرادی که پس از سال ۱۹۸۰ به دنیا آمده‌اند، مخاطبان بدی هستند. آن‌ها با اینترنت بزرگ شده‌اند که نحوه تفکر و پردازش اطلاعات‌شان را شکل می‌دهد. انگیزه آن‌ها «سود فوری» و بازه‌های توجهشان به‌شدت کوتاه است.
«تعاملات ضعیف» نیز اثری منفی بر توجه دارند. بسیاری از روابط کسب‌وکار تعاملی نیستند، بنابراین مردم فوراً کنترل آن‌ها را در دست می‌گیرند. محدودیت‌های زمانی، موانع زبان و چند وظیفه بودن مشکلات دیگری سر راه توجه مخاطبان هستند. افراد پر استرس آنقدر برای آرام کردن نگرانی‌شان با مشکل مواجهند که نمی‌توانند شنوندگان خوبی باشند. سخنرانانی که سعی می‌کنند توجه مخاطبان پرمشغله، حواس‌پرت، عجول و نامتمرکز را جلب کنند با چالش بزرگی روبرو هستند.
سخنرانی های انبوه
از طرف دیگر سخنرانان نیز بیش از حد تحمل شنوندگان سخن می‌گویند. بر اساس برآوردها سخنرانان هر روز مخاطبان را با میلیون‌ها سخنرانی مورد هجوم قرار می‌دهند که بسیاری از آن‌ها خسته‌کننده و غیر جذاب هستند. به همین دلیل است که چنین سخنرانی‌هایی به‌جای جلب توجه و علاقه حضار، فوراً آن‌ها را خواب‌آلوده می‌کند. آیا جای تعجب دارد که به‌محض اینکه شخصی پشت تریبون قرار گرفت مخاطبان از روی عادت حواسشان پرت می‌شود؟
خوشبختانه، می‌توانید از چندین تکنیک تائید شده سخنرانی برای برجسته کردن پیام، میخکوب کردن مخاطبان در جایشان و جلب توجه دقیق آن‌ها بهره ببرید. شنوندگانتان یا از نظر جمعیت‌شناختی به شما شبیه هستند یا متنوع و چند ملیتی‌اند. این تکنیک‌ها حتی زمانی که برای شهروندان دیجیتالی اینترنت‌محور سخنرانی می‌کنید هم به‌کار می‌آیند، افرادی که بخش در حال رشدی از «مشتریان و نیروی کار» امروز هستند. حتی نوجوانان مدرن به‌عنوان مشتریان و کارمندان فردا چالش بزرگتری هستند. آن‌ها با خوشحالی تلویزیون تماشا می‌کنند، درحالی‌که هم‌زمان «به تلفن جواب می‌دهند، پیام می‌فرستند، عکسی دریافت می‌کنند، بازی می‌کنند، آهنگی دانلود می‌کنند، مجله می‌خوانند» و «آگهی‌های تبلیغاتی را با سرعت بالا تماشا می‌کنند.»
برای ارائه سخنرانی‌های متقاعدکننده به هرکس و در هر زمانی از این هشت گام پیروی کنید:
۱- نقش خود سخنران
برای اینکه سخنران اثرگذاری شوید، باید بی‌تکلف و صمیمی باشید. اجازه ندهید ترس صحنه سخنرانی تان را خراب کند. فهرستی از «نقاط قوت سخنرانی » خود تهیه کنید. با بیان تجربه‌ها، نشان دادن اینکه چقدر به موضوع اهمیت می‌دهید و صادق بودن، برای خود به‌عنوان یک سخنران «اعتبار» ایجاد کنید. از این «نابودگران ترس» برای غلبه بر وحشت سخنرانی استفاده کنید:
• بدنتان را آماده کنید: احساس جسمی‌تان اثر مستقیم بر سخنرانی تان دارد. قبل از سخنرانی با بدنتان خوب رفتار کنید. در آن هفته، ورزش کنید یا زمانی را در چشمه آب‌معدنی بگذرانید. در روز موعود، به پیاده‌روی بروید که به گردش خون کمک می‌کند،اعصاب را آرام کرده و هوا را به درون شش‌ها می‌راند. قبل از سخنرانی از نوشیدن «چای، قهوه یا نوشیدنی‌های کافئین‌دار» اجتناب کنید. برای آرام کردن خود، چند حرکت کششی انجام دهید و قبل از سخنرانی آب بنوشید.
• به یک دوست کمک کنید: وقتی به شخص دیگری کمک می‌کنید، توجه کمتری به خودتان دارید، درنتیجه کمتر عصبی می‌شوید.
• از نظر ذهنی آماده شوید: تجسم موفقیت برای ورزشکاران بزرگ نتیجه‌بخش است و برای شما هم می‌تواند مثمرثمر باشد. به پیروزی‌های گذشته و احساسی که در شما ایجاد کرده‌اند بیندیشید. پیروزی بر مخاطبان‌تان را تصور کنید. تصور کنید که برایتان دست می‌زنند. بارها و بارها به یک ندای مثبت فکر کنید؛ مثال «من بهترین سخنران دنیا هستم.»
• عمیق و منظم نفس بکشید: هرچه بتوانید اکسیژن بیشتری را درون بدنتان بفرستید، احساس بهتری خواهید داشت. اگر دوست دارید، سخنان مثبتی مثل این عبارت را به آن اضافه کنید، هنگام دم بگویید من آرام هستم و هنگام بازدم لبخند بزنید.
• یک گروه حامی بیابید: به انجمن‌های سخنرانان ملحق شوید و با سخنرانان دیگر تعامل داشته باشید.
• یک مربی یادگیری استخدام کنید: برای ایجاد مهارت‌های سخنرانی در خود، با یک مربی حرفه‌ای کار کنید.
۲- مخاطبان را گرامی بدارید
هرچه بیشتر شنوندگان را بشناسید، بهتر می‌توانید با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. تصویری از ساختار جمعیت‌شناختی و روانشناختی مخاطبان را استخراج کنید. مشخص کنید که چه مواردی را مهم می‌دانند، چه مطالبی را از پیش درباره موضوع می‌دانند و احتمالاً چه سوالاتی خواهند پرسید. پاسخ‌دهی به خاص‌ترین موارد را نیز تجسم کنید. اگرچه این اطلاعات جمعیت‌شناختی و روانشناختی مفید خواهند بود، اما حقایق و اعداد و ارقام، تصویری جامع از مخاطبان معمول به‌دست نمی‌دهند. برای تجسم مخاطبان یک «مخاطب فرضی» تعریف کنید که معرف اعضایش باشد. بپرسید «چه کسی را دوست دارد؟» و «نیازهایش چیست؟» وقتی شخصی فرضی برای مخاطبان تعریف کردید، نامی برایش بگذارید. تا آنجا که می‌توانید آن‌را شخصی کنید.
هنگام سخنرانی ، دیدگاه «سود رسانی» داشته باشید، یعنی به شنوندگانتان بگوئید «چه سودی برایشان دارد؟» نشان دهید که سخنان شما چگونه می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا مشکلی را حل کنند، نیازی را برطرف کنند، به هدفی دست یابند یا سؤالی را پاسخ دهند. توضیح دهید که چرا این موضوع برایشان مهم است. بر شنوندگانتان تمرکز کنید، نه بر خودتان.
۳ -پیامتان را تهیه کنید
مطمئن شوید که سخنرانی‌تان هدف دقیقی دارد، مثل متقاعد کردن مخاطب به تفکر یا حس کردن به روشی معین یا انجام کاری خاص. مثل کسی که ایده فیلمی را در هالیوود مطرح می‌کند، تصویر برتری را ارائه دهید که جمع‌بندی سخنرانی تان باشد. به قول استیون اسپیلبرگ، «اگر شخصی بتواند ایده‌ای را در ۲۵ کلمه یا کمتر به من بگوید، به فیلمی بسیار خوب تبدیل خواهد شد.» مثالی از تصویر برتر برای فیلم بیگانه «آرواره‌هایی روی یک سفینه فضایی است.»
مردم عاشق داستان هستند، پس همیشه در طول سخنرانی داستانی باورکردنی بگوئید که «آغاز، بدنه و پایان» و پیامی ساده و شفاف داشته باشد. مطمئن شوید که مخاطبان می‌توانند ایده‌هایتان را بدون مشکل درک کنند. چند واژه کلیدی را در سخنرانی تان ارائه دهید. مفاهیمی که پیامتان را مستقیماً منتقل کنند. ساختار سخنرانی را طوری تنظیم کنید که آن نکات حیاتی را برجسته کند. «مثل یک گزارشگر تلویزیونی خوب، آن‌ها را به تکه‌سخن‌ها و تکه‌کلام‌هایی تبدیل کنید که به شعارهای پیامتان تبدیل شوند.»
۴ -ارتباط ایجاد کنید
با شنوندگان ارتباط برقرار کنید تا تعامل مؤثری داشته باشید. با این حال، چنین کاری نیازمند توجه آن‌ها است. پس اصولی برای سخنرانی‌تان تعیین
کنید، مثلاً اینکه هیچ‌کس ایمیل یا پیامی نفرستد و مکالمه تلفنی نداشته باشد. برای ایجاد ارتباط از تماس چشمی استفاده کنید. با تغییر سرعت سخنرانی در فواصل معین مخاطبان را درگیر نگه دارید. هر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه شکلی از تعامل را ارائه دهید. با اشاره به موضوعی مرتبط که موضعی یا محلی است، مخاطبان را با خود همراه کنید. همواره اشتیاق و انرژی کافی نشان دهید. از زبان بدن مناسبی استفاده کنید.
۵ -پیام را با شیوه مناسب انتقال دهید
اطمینان حاصل کنید که صدایتان تا حد ممکن رسا و باطراوت است. بهترین راه بررسی عملکرد صوتی‌تان ضبط و بازپخش سخنرانی ها است. همیشه با میکروفون صحبت کنید. وقتی به موضوع دیگری می‌پردازید، حجم صدایتان را تقویت کنید. از سرعت سخنرانی مناسب برای ارائه مطالب استفاده کنید. گاهی در طول سخنرانی مکث کنید تا به مخاطب کمک کنید مجدداً تمرکز کند. در فواصل معین گام صدایتان را تنظیم کنید تا شنوندگان را درگیر نگه دارید. بر واژگان خاصی تأکید کنید.
ژست‌ها نیز برای تأکید مناسبند، اما از حرکات عصبی که از ارزش سخنرانی تان می‌کاهد، مثل «بازی کردن با عینک» یا «مرتب کردن لباس‌هایتان» اجتناب کنید. حالت مناسبی را حفظ کنید. برای روشن کردن مطلب از پاورپوینت استفاده کنید، اما تعداد اسلایدهای را به حداقل برسانید. بر مخاطب تمرکز کنید، نه تصاویر.
۶- پیشامدها را مدیریت کنید
پیشامدها سخنرانی را خراب می‌کنند. هر چه بیشتر برای پیشامدها آماده باشید، سخنرانی بهتر پیش می‌رود. قاعده اصولی درباره پیشامدها این است: مهم نیست چه اتفاقی بیفتد، همیشه خوش‌اخلاق باقی بمانید. خودتان را کنترل کنید.
برای ارائه اثرگذارترین سخنرانی‌ها، زودتر به محل سخنرانی بروید تا همه چیز از جمله، میکروفون، پروژکتور و غیره را کنترل کنید. بهترین دمای اتاق برای مخاطبان حدود ۲۵ درجه سانتیگراد ۷۷( درجه فارنهایت) است. اطمینان حاصل کنید که کلید همه چراغ‌ها کار می‌کنند. برنامه سخنرانی را از پیش با مسئول نور مرور کنید. نام او را یاد بگیرید تا هنگام درخواست کمک، حرفه‌ای به‌نظر بیایید، مثلاً: « بیل، می‌توانیم به تنظیمات نور فیلمبرداری بپردازیم؟» به هر بویی در اتاق حساس باشید. اگر لازم است درخواست کنید اتاق را عوض کنند. اگر در طول سخنرانی مشکل تکنیکی پیش آمد، با کارکنان پشتیبانی حاضر در محل مؤدبانه و محترمانه رفتار کنید. از طرف دیگر، هرگز سخنرانی‌تان را بنا به درخواست رئیسی که دیر رسیده است، دوباره تکرار نکنید، بگویید که مطالب را بعدا برایش توضیح می‌دهید.
۷ -در پرسش و پاسخ مهارت کسب کنید
بسیاری از سخنرانان از پرسش و پاسخ می‌ترسند، زیرا آمادگی ندارند. درست است که نمی‌توانید سوالاتی که مخاطبان می‌پرسند را کنترل کنید، ولی اغلب آن‌ها قابل پیش‌بینی هستند. قبل از سخنرانی، جواب‌های امکان‌پذیر را برای محتمل‌ترین سؤالات طراحی و تمرین کنید. به هر فرد اجازه دهید تنها یک سؤال بپرسد و برای هر پاسخ از روش چهار مرحله‌ای استفاده کنید. کاملاً به سؤال توجه کنید. از پرسشگر تشکر کنید. از او بخواهید که سؤال را شفاف‌تر بپرسد. به سؤال پاسخ دهید. بعد از هر سؤال مکث کوتاهی کنید تا به‌دقت به بهترین پاسخ بیندیشید.
اگر پاسخ پرسشی را نمی‌دانید، جواب اختراع نکنید، بگوئید که نمی‌دانید. شاید مجبور شوید بعد از جلسه پرسش و پاسخ به سؤالی بسیار پیچیده پاسخ دهید. این مسئله را به این ترتیب حل کنید: «بیایید زمانی را برای صحبت درباره این موضوع تعیین کنیم. آیا می‌شود در فرصتی مناسب با هم ملاقات کنیم؟ عالی است. متشکرم.» بعد از هر پاسخ، توجه خود به پرسشگر را با گفتن چیزی در میان حرف‌ها مانند «آیا موضوع برایتان ملموس است؟» نشان دهید. در انتهای جلسه پرسش و پاسخ پیام اصلی سخنرانی را در جمالت کوتاهی خلاصه کنید.
۸ -سخنرانی را به‌موقع تمام کنید
شروع و پایان به‌موقع نشانه احترام به مخاطب است. هرگز بیش از زمان برنامه‌ریزی شده سخنرانی نکنید. سخنرانی را با دقت سازماندهی کرده و جلسات تمرین را به‌دقت زمان‌بندی کنید. همواره سخنرانی را تمرین کنید، که تا حد ممکن عالی باشد. هرگز اشتباه رایج برنامه‌ریزی دقیقه‌ای برای ارائه مطالب و اختصاص زمان کم برای تمرین را مرتکب نشوید. ۵۰ درصد از زمانتان را به آماده‌سازی مطالب و ۵۰ درصد را به حداقل ۱۰ تا ۱۵ بار تمرین سخنرانی اختصاص دهید. تمرین، کلید هر سخنرانی اثرگذار است. برای هر دقیقه از سخنرانی تقریباً یک ساعت آمادگی کسب کنید. بنابراین، یک سخنرانی ۲۰ دقیقه‌ای به ۲۰ ساعت کامل برنامه‌ریزی، آمادگی و تمرین نیاز دارد.
وقتی مطالب تان را کاملاً حفظ کردید، ژست‌ها و نکاتی تاکیدی را برای روح بخشیدن به سخنرانی اضافه کنید. از این گام‌ها برای کمک به تولید و تمرین مطالب استفاده کنید:
•ابتدا، محتوای سخنرانی را با نوشتن روی کاغذ بپرورانید. کارتان را با طراحی ابتدایی ایده‌های اصلی و نکات مهم آغاز کنید.
•با تکرار چندباره ایده‌هایتان با صدای بلند، آن‌ها را بسط دهید. مجسم کنید که چه‌کاری ثمربخش است و بهترین به‌نظر می‌رسد.
• نوع سخن گفتن‌تان را ضبط کنید. وقتی در حال ضبط هستید ننشینید. بایستید گویی در حال سخنرانی در مقابل مخاطبان واقعی هستید. تمرین در مقابل آئینه نیز کمک می‌کند.
•زمان لازم برای ارائه هر بخش از سخنرانی را یاداشت کنید. یاداشت‌های زمانبندی‌شده دقیق به شما کمک می‌کند تا مطالب را تصحیح کنید. کنار هر بخش مهم «بازه زمانی‌اش» را تعیین کنید تا بتوانید توانایی خود برای انتقال مطالب در آن بازه را به شکل کاراتری بررسی کنید.
•از آخرین مجموعه تمرین‌هایتان فیلمبرداری کنید تا ببینید در سخنرانی چگونه عمل خواهید کرد. نقاط قوت و زبان بدنتان را نیز بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید.
•از افراد معتمد، همکاران، دوستان و اعضای خانواده بخواهید که اجرای آزمایشی سخنرانی را تماشا کنند.
درباره نویسنده
وارویک جان ِفهی، مربی سخنرانی کسب‌وکار در آسیا و مدیر عامل شرکت «تیمز ُورک چاینا» است. فهی رئیس اتحادیه سخنرانان حرفه‌ای چین است که شخصاً آن‌را تاسیس کرده است.
